PDF Web Annotator omogućuje on line unošenje korekcija u dokumente koji su pohranjeni na serveru.

Scenario 1.: Verificiranje od strane naručitelja (Dizajn studio, grafički urednik, tiskara), materijale kao što su časopis, oglas, letak...

Uobičajen postupak je da se naručitelju šalje e-mail a u privitku PDF za korekciju. Ako se uoči greška onda se upisuje broj strane, odlomak, opis pogreške i kako bi trebala izgledati ispravka. Autori teksta obično nisu profesionalno grafički educirani i samo ispravljanje teksta je dosta zamorno sporo. Analize su pokazale da je potrebno prosječno 5 do 7 uzajamnih e-mail poruka za uspješnu autorizaciju dokumenta.

Scenario 2: Prijelom dvomjesečnika od 200 stranica sadrži oko 120 oglasa, svih formata. Marketing kontaktira oglašivače i šalje im emailom izrađene oglase na autorizaciju. Ukoliko stranka ima primjedbe ili izmjene, vraća poruku sa opisom izmjena. Sad marketing to ponovo šalje grafičkom uredniku koji radi korekuru, zatim kreće ponovna autorizacija i tako u krug dok naručitelj ne bude zadovoljan.

Scenario 3: Sadržaj važnog poslovnog dokument treba verificirati prevoditelj.

Uz pomoć PDF Web Annotatora poslovni proces bi izgledao ovako:

Scenario1: Oglas, letak, prelomljen časopis, knjiga... Grafički urednik materijal postavi na server preko jednostavnog upload sučelja.

Server nakon nekoliko minuta obradi PDF dokument i rastavi ga na pojedinačne stranice. Grafički urednik iz PDF Web Annotatora šalje email poruku (invitation) naručitelju odnosno osobi koja treba pregledati dokument.

Naručitelj dobiva e-mail poruku sa linkom preko kojeg ulazi na server i može početi sa čitanjem odnosno unošenjem ispravki ako ih ima. Sve izmjene koje se unesu bilježe se u SQL bazu podataka po sljedećim kriterijima:

• tko ih je napravio
• vrijeme i datum unosa
• tipu (izmjena, brisanje, ubacivanje teksta, zamjena nove slike)
• status ispravke - popravljena ili u radu

Kad je završeno ispravljanje stranice ona prelazi u status Approved, a grafički urednik odmah dobiva email poruku i može početi raditi na izmjenama te stranice, odnosno ne mora čekati da se sve stranice pregledaju.

Ovaj način ima nekoliko prednosti: brzina, bilježe se svi statusi i aktivnosti sudionika u poslovnom procesu.

Scenario 2:Marketing postavlja svaki oglas na server te omogućuje, slanjem email poruke iz PDF Annotatora, oglašivaču kontrolu, odnosno verifikaciju oglasa. Ujedno istu poruku dobiva i grafički urednik koji treba napraviti izmjene.